Digitalisierung – gut geplant, gemeinsam umgesetzt

Spätestens seit dem KI-Boom, in den meisten Bereichen und Branchen allerdings schon weit davor, gibt es einen grundsätzlichen Trend hin zu einem “Mehr” an Digitalisierung in Unternehmen. Oft bleibt es aber bei der abstrakten Idee oder bei der versuchten Einführung einer Softwarelösung, die dann doch nicht die hochgesteckten Erwartungen erfüllen kann – schnell wird Digitalisierung dann wieder abgesagt. Oder der nächste Versuch einer Einführung oder Umstellung von Software muss mit viel Widerstand und Skepsis kämpfen.

Gute Planung steht am Anfang

Digitalisierung und Softwarelösungen, inklusive KI-Anwendungen, werden dabei gerne als flexible Allheilmittel gesehen und nur allzu oft als solche verkauft. In der Praxis sind sie tatsächlich mächtige Hebel für mehr Effizienz. Ihre Planung, Einführung und Umsetzung bedürfen aber einer genauen Kenntnis der eigenen Prozesse – sowohl was den IST-Stand betrifft als auch was den SOLL-Zustand und mögliche Erweiterungen angeht – und brauchen neben einer genauen technischen Projektplanung eine genauso solide Veränderungs-Planung.

Insbesondere unstrukturierte Prozesse brauchen zuerst einen Rahmen und Struktur damit digitale Helfer effizient arbeiten können. Ein gemeinsames Verständnis für wichtig und unwichtig, Standard und Ausnahme ist ebenso essentiell wie der Blick aus Kundensicht auf bestehende Prozesse. Ein digitales System bildet nie einfach nur die manuellen Arbeitsschritte nach. Deswegen ist es vor der Einführung wichtig einen soliden Blick auf die eigenen Prozesse zu bekommen und diese auch auf der Konzeptebene abzubilden. Nur so können die Anforderungen für IT-Systeme formuliert und unterschiedliche Anbieter verglichen werden.

Gemeinsam Umsetzen

Für Mitarbeiter:innen können Digitalisierungsprojekte Aufbruchsstimmung erzeugen und gleichzeitig Zeiten der Unsicherheit – als Veränderungsprojekt (mit-) geplant, können die Mitarbeiter:innen ihr Know-How und Potential positiv einbringen. IT-Systeme, die von Mitarbeiter:innen nicht oder nicht im geplanten Umfang genutzt werden, schlimmer sogar noch umgangen werden, sind kostspielig, ineffizient und erzeugen Frust auf allen Seiten. Daher ist es wichtig Digitalisierungsschritte nicht nur als technische Projekte oder Softwaremaßnahmen zu begreifen, sondern bereits in der Planungsphase die Perspektive der Mitarbeiter:innen miteinfließen zu lassen.