Die Herausforderung

Das Tagesgeschäft einfach am Laufen zu halten ist oft schon schwierig genug – dabei noch die Mitarbeiter:innen koordinieren und den Kund:innen beste Qualität liefern und das möglichst effizient, dafür hat der Arbeitstag allein meistens schon zu wenige Stunden. Eigentlich müsste man dafür manchmal innehalten und sich Zeit nehmen: Zeit nehmen um Prozesse, die über die Zeit gewachsen sind, und Kundenbedürfnisse zu analysieren und diese im Sinne der Prozessoptimierung neu zu denken.

Im täglichen Tun bleibt dafür selten Zeit, dabei steckt in kleinen Handgriffen nicht nur viel Einsparungspotential sondern auch die Möglichkeit die Zufriedenheit von Kund:innen und Mitarbeiter:innen zu erhöhen:

Das Potential

Eine Mitarbeiter:in bereitet die Rechnungslegung an die Kund:innen für Ihren Chef vor. Zur Kontrolle druckt sie jede Rechnung aus, bringt sie ins Büro und legt sie ihm vor. Der Drucker steht auch etwas im Abseits, weil die Nische dort damals am Besten gepasst hat. Oft kann sie mehrere Rechnungen gleichzeitig drucken und vorlegen, manchmal ist es aber auch dringend und einzelne Rechnungen müssen gedruckt und separat ins Büro gebracht werden. Daher fällt für diesen Schritt pro Rechnung im Schnitt 2 Minuten Arbeitszeit an. Bei 100 Rechnungen im Monat sind das 200 Minuten oder 3h 20min nur für diesen Arbeitsschritt.

Mein Lösungsangebot für Sie

In Ihren tagtäglichen Prozessen und Beziehungen zu Kund:innen und Lieferanten:innen steckt viel Potential – ich helfe Ihnen dieses methodisch zu heben und Ihre Mitarbeiter:innen für den neuen Weg zu begeistern. Denn ein Prozess ist nur so stark wie die Mitarbeiter:innen, die ihn mit Überzeugung umsetzen und mit Ihnen Ihre Kunden begeistern.

Manchmal braucht es nicht viel um einen Arbeitsablauf effizienter zu machen, wichtig ist dabei das allgemeine Effizienzpotential wie auch die Bedürfnisse ihrer Kund:innen und Mitarbeiter:innen im Blick zu behalten und den Lösungsansatz zu wählen (oder eine Kombination daraus), die für Sie am besten passt. Anhand des obigen Beispiels würden sich einige Verbesserungsmöglichkeiten ergeben:

• Kontrollschritt ganz auslassen – einfach, günstig und schnell, allerdings könnte das auf Kosten der Kund:innzufriedenheit gehen, wenn dann mehr fehlerhafte Rechnungen ausgestellt werden
• Kontrollschritt digitalisieren – langfristig am effizientesten und die Rechnungen wären am schnellsten bei den Kunden, allerdings aufwändig und vielleicht möchte der Chef ganz gerne eine ausgedruckte Rechnung zum Kontrollieren
• Drucker verstellen – wenn baulich möglich, eine einfache & schnelle Möglichkeit etwas Zeit einzusparen
• Ablauf optimieren, damit möglichst wenig Rechnungen separat gedruckt werden

Wie sich aus dem Beispiel ablesen lässt: die eine, beste Lösung gibt es selten. Gemeinsam suchen wir daher die Lösung, die am besten Ihre aktuellen und zukünftigen Bedürfnissen erfüllt.

Lösung gefunden – und dann?

Die Mitarbeiterin aus unserem Beispiel ist anfangs noch sehr skeptisch: zwar ist es ihr ganz recht, wenn sie weniger zum Drucker rennen muss, aber weniger Arbeit und vielleicht auch weniger Kontakt mit dem Chef – was bedeutet das für sie?

Nur eine konsequente Umsetzung, bei der alle mitziehen, führt langfristig auch zu positiven Resultaten, ansonsten versanden Ideen halb umgesetzt. Ihre Mitarbeiter:innen im Sinne Ihrer Kund:innen bei Umstellungen und Veränderungen mitzunehmen, ist daher sehr wichtig – ich begleite Sie gerne auf diesem Weg!

Interesse?

Ist Ihr Interesse geweckt? Dann buchen Sie einfach online & unkompliziert eine gratis Erstberatung.

Leistungsspektrum Prozessoptimierung:

• Prozessanalyse IST-Stand
• Evaluierung von Verbesserungspotentialien & Re-Design
• Implementierungsplanung für Veränderung

Alle Themenbereiche und meinen gesamten Leistungsumfang finden Sie unter Leistungsspektrum.

Mehr Informationen über meine Person finden Sie unter Über mich.