Dokumentation von Prozessen – Teil 2
In Teil 1 zur Dokumentation von Prozessen sind wir auf einige grundsätzliche Überlegungen eingegangen. Dabei haben wir auch hinterfragt, warum Organisationen überhaupt Dokumentationen erstellen. Heute soll es darum gehen, diese grundsätzliche Notwendigkeit der Dokumentation auch als sinnvolles Werkzeug in der internen Kommunikation einzusetzen. Wir machen aus der Not also eine Tugend.
Die Hürden der internen Kommunikation
Interne Kommunikation gilt in vielen Betrieben gemeinhin als eines der sensibelsten und schwierigsten Themen.
Ausgesendete Botschaften werden von unterschiedlichen Mitarbeiter:innen unterschiedlich auf- und wahrgenommen abhängig von ihren individuellen Erfahrungshintergründen. Dadurch ist interne Kommunikation eines der Themen mit den größten Herausforderungen für Inhaber:innen, Mitarbeiter:innen die sich aktiv damit auseinandersetzen und allen Empfänger:innen der Botschaften.
Dokumentation als Werkzeug
Betriebliche Dokumentation wie hier beschrieben, sollte dabei als Element der internen Kommunikation nicht übersehen werden. Auf formellen und informellen Wegen wird dabei (auch) über die Regeln der innerbetrieblichen Zusammenarbeit berichtet. Gerade Anweisungen, Dokumentationen oder Hinweise, die mehr als nur die Abläufe einer Abteilung betreffen, legen auf diesem Weg fest wie z.B. Informationen übergeben werden sollen, was akzeptabel ist und was nicht. Schon bei der Vereinbarung der jeweiligen Regelungen erfahren die Mitarbeiter:innen dabei etwas über die Unternehmenskultur und was von Ihnen erwartet wird: werden sie in die Ausgestaltung miteinbezogen oder sind sie ausführende Elemente? Ob bewusst oder unbewusst werden sie sich danach ausrichten.
Damit ist innerbetriebliche Dokumentation in jeglicher Form inklusive ihrer Erstellung ein wichtiger Teil der internen Kommunikation und sollte auch unter Bedachtnahme auf ihre Auswirkung auf die Unternehmenskultur entsprechend gestaltet werden.