Im letzten Blogbeitrag habe ich die einzelnen Bestandteile eines Prozesses erläutert. Wenn man sich nun die einzelnen Bestandteile eines Projektes ansieht, so erscheint eine Abgrenzung zum Prozess sinnvoll:
Ein Projekt hat mit der Erteilung eines Projektauftrags einen definierten Startpunkt, besteht aus (im Idealfall) definierten Arbeitspaketen und mit der Erreichung der im Projektauftrag definierten Ziele einen ebenso definierten Endpunkt.
Liegt der Unterschied nur im Namen?
Nein, während Prozesse wiederkehrende Abläufe definieren, die von den zuständigen Mitarbeiter:innen erledigt werden, handelt es sich bei Projekten um eigenständige komplexe Aufgaben, für die eigene Projektteams gebildet werden. Innerhalb dieser Projektteams, die üblicherweise neben bzw. zeitgleich zu den sogenannten Linienfunktionen arbeiten, werden spezifische Rollen wie z.B. Projektleiter und Projektauftraggeber definiert, welche für dieses Projekt gelten. Je nach Ausgestaltung und Umfang des Projekts kann auch ein eigenes Projektbudget zugewiesen werden.
Die Verschränkung von Projekt und Prozess
Projekte und Prozesse greifen im betrieblichen Alltag allerdings meist ineinander. So wird die Auswahl und Einführung des neuen digitalen Buchhaltungssystems meist als Projekt aufgesetzt werden, in dem unter anderem die neuen Prozesse wie z.B. eine Eingangsrechnung behandelt wird, definiert werden. Wichtig ist dabei natürlich die Einbeziehung des Know-Hows der später ausführenden Mitarbeiter:innen in die Projektarbeit ebenso wie das Testen von Prozessen oder Systemen mit Teilgruppen oder in Testsystemen.
Das erhöht nicht nur die Qualität des Endprodukts, es ist auch ein Bestandteil von bewusstem Change-Management – denn auch das beste Resultat muss von Mitarbeiter:innen im betrieblichen Alltag angenommen und mit Leben gefüllt werden.